Tổ chức một sự kiện thành công, đáng nhớ không phải là điều dễ dàng. Nhất là khi có quá nhiều các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện.
Ngày hôm nay chúng ta hãy tìm hiểu chi tiết về những yếu tố chủ yếu quyết định đến sự thành công của một sự kiện. Từ đó để có thể chủ động hơn trong quá trình tổ chức, xây dựng sự kiện nhé!
Các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện:
Các yếu tố bên ngoài:
Các yếu tố môi trường tự nhiên thời tiết, khí hậu: thường thì các sự kiện ngoài trời bạn sẽ cần đặc biệt quan tâm đến yếu tố này.
Môi trường chính trị: (thường là cho sự kiện lớn) muốn tổ chức một sự kiện bạn cần phải có sự đồng thuận của các đơn vị, chính quyền địa phương.
Môi trường văn hóa: sự kiện cần phù hợp với văn hóa, truyền thống địa phương những chuẩn mực của địa phương.
Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện:
Nguồn lực của đơn vị tổ chức sự kiện:
Yếu tố về nhân sự, cơ sở vật chất, ngân sách, các mối quan hệ, kinh nghiệm tổ chức sự kiện của các đơn vị.
Mục đích nội dung sự kiện:
Sự kiện được tổ chức để tuyên dương, khen thưởng, sự kiện để thư giãn giải trí, sự kiện quan trọng như hội nghị hội thảo…Mỗi một chương trình sẽ đòi hỏi những yêu cầu khác nhau từ thiết kế sân khấu, cho đến nội dung, khách tham dự…
Vậy bạn sẽ cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện?
Với bất kỳ một sự kiện nào thì khâu chuẩn bị luôn cực kỳ quan trọng. Chuẩn bị tốt, chắc chắn giúp bạn có thể ngăn ngừa nhiều rủi ro giúp cho sự kiện diễn ra thành công. Giúp hạn chế tối đa những yếu tố có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện.
Bạn có thể chủ động điều chỉnh các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện ngay dưới đây:
- Địa điểm tổ chức sự kiện: xác định số số lượng người tham dự sự kiện, không gian sự kiện cần thiết để tránh trường hợp thuê những địa điểm không đủ hoặc thừa sức chứa, không đáp ứng được nhu cầu sự kiện.
- Chọn lựa MC người dẫn dắt chương trình hợp lý. Bởi MC chính là người truyền cảm hứng, là người để lại ấn tượng trực tiếp đến các khách mời sự kiện.
- Theo dõi giám sát hệ thống thiết bị âm thanh sự kiện, đảm bảo các thiết bị hoạt động trơn tru xuyên suốt sự kiện.
Vậy rõ ràng chìa khóa thành công cho một sự kiện chính là sự chủ động: chủ động giám sát mọi khâu chuẩn bị, tổ chức, chạy trương trình…Để đảm bảo hạn chế tối đa tác động của các yếu tố bên ngoài tới sự kiện.Hãy chọn phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thay vì để nó ảnh hưởng ngược đến sự kiện của bạn.
