Có nhiều rủi ro có thể sảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện!
Có rất nhiều những sự cố, nguy cơ, rủi ro có thể sảy đến trong quá trình tổ chức sự kiện. Và tất nhiên các sự cố luôn đến một cách bất ngờ và có thể xuất hiện tại bất kỳ thời điểm nào.
Vậy những rủi ro thường sảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện là gì? Có cách nào để ngăn chặn chúng hay không? Mời bạn cùng Ngàn Thông giải đáp các câu hỏi ngay sau đây.
Những rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện
Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì việc xuất hiện rủi ro đều có thể sảy ra. Một khi nó đã sảy đến thì bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn trong việc khắc phục.
Dưới đây Ngàn Thông sẽ cùng bạn tìm hiểu một số những rủi ro thường gặp và cách khắc phục nhé!
Rủi ro về nhân lực
Thiếu nhân lực trong quá trình tổ chức sự kiện. Nhân lực thiếu kinh nghiệm khiến quá trình tổ chức, hỗ trợ sự kiện kém đi sự chuyên nghiệp, sảy ra các sơ suất. Ngoài ra chúng ta còn có rủi ro bởi sự xung đột trong nội bộ tổ chức. Các thành viên hợp tác không ăn ý và không hiểu ý nhau.
Giải pháp cho bạn đó là chuẩn bị nguồn nhân lực có chuyên môn cho sự kiện. Hoặc đào tạo nhân lực, phân công cụ thể nhiệm vụ của từng phòng ban, từng người.
Thiếu thời gian tổng duyệt
Với các sự kiện nhất là sự kiện quy mô lớn bước tổng duyệt không thể nào bỏ qua. Tuy nhiên không ít các sự kiện do bố trí lịch trình không hợp lý, chương trình diễn ra gấp không kịp tổng duyệt khiến cho quá trình tổ chức rời rạc, không ăn ý giữa bên kỹ thuật và nghệ sĩ.
Nếu có đủ thời gian tổng duyệt cũng không tránh khỏi nhiều trường hợp phải thay đổi kịch bản đột xuất, nghệ sĩ đến trễ hoặc không đến được.
Vậy nên hãy nhớ cân đối thời gian và có phương án B cho những sự cố về khâu kịch bản bạn nhé!
Rủi ro về kỹ thuật
Các sự cố về thiết bị kỹ thuật, chương trình chuẩn bị diễn ra hoặc đang diễn ra thì có sự cố. Thiết bị chập cháy, hỏng hóc… nguồn điện, dây điện có vấn đề…
Điều bạn cần làm đó là sử dụng hoặc thuê thiết bị sự kiện chất lượng cao từ những nhà cung cấp uy tín. Những đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức sự kiện và có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ chuyên nghiệp.
Rủi ro về thời tiết
Yếu tố thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến những sự kiện tổ chức ngoài trời. Thời tiết nắng gắt, mưa gió đều ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện. Vậy nên bạn cần chuẩn bị dù che, ô, áo mưa… để phòng trường hợp mưa gió…
Rủi ro về tài chính
Chi phí tổ chức sự kiện vượt quá ngân sách, phát sinh nhiều khoản phụ phí không lường trước. Chi phí bỏ ra nhiều nhưng khách tham dự ít…
Điều bạn cần làm đó là lên kế hoạch chi phí chi tiết. Đưa ra hạn mức chi phí cho từng khoản mục, có hợp đồng làm việc rõ ràng với các nhà cung cấp, đơn vị hỗ trợ sự kiện.
Rủi ro về phân bố thời gian
Với những đơn vị không chuyên, việc tính toán thời gian bố trí các tiết mục không hợp lý ảnh hưởng rất lớn đến thời lượng chương trình. Thậm chí bạn phải chạy đua với thời gian để hoàn thành sự kiện.
Ở đây bạn sẽ cần lên kịch bản sự kiện chi tiết. Cần thảo luận, đưa phương án, kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết và xin ý kiến từ những đơn vị có kinh nghiệm.
Trên đây chính là những rủi ro thường sảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Để hạn chế tối đa rủi ro và đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách thành công nhất.
Bạn có thể liên hệ ngay Công ty Tổ chức sự kiện Ngàn Thông để được tư vấn hỗ trợ 24/24h!
