Quy trình tổ chức sự kiện yếu tố quyết định sự thành công của một chương trình!
Có rất nhiều yếu tố quyết định đến sự thành công của một sự kiện. Chúng ta có kịch bản tổ chức, sân khấu sự kiện, hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện,… Thiếu sót ở bất kỳ một khâu nào cũng có thể khiến chương trình của bạn sảy ra sự cố. Dẫn tới làm gián đoạn và để lại ấn tượng không được đẹp, hoàn mỹ trong lòng khách mời, khách tham dự…
Tuy nhiên có một giải pháp để hạn chế tối đa các vấn đề sự cố có thể phát sinh. Đó chính là chuẩn bị kỹ càng cho sự kiện, tuân thủ nghiêm ngặt các bước trong quy trình tổ chức sự kiện.
Ngay sau đây Ngàn Thông sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện nhé!
Quy trình tổ chức sự kiện
Dù tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ bạn đều cần tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện cơ bản như sau:
Giai đoạn 1: Xác định mục đích, nội dung, chủ đề của sự kiện
Nội dung của sự kiện sẽ quyết định đến rất nhiều yếu tố. Nó cũng là căn cứ quan trọng đầu tiên để bạn cân nhắc những công việc phải làm, phải chuẩn bị:
- Quy mô của sự kiện như thế nào?
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Khách tham dự là những ai và số lượng là bao nhiêu?
- Địa điểm tổ chức sự kiện?
- Ngân sách dự trù cho sự kiện?
Sau khi xác định được những yếu tố căn bản chúng ta sẽ bước vào giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Lên ý tưởng, kịch bản cho sự kiện này. Trong bước này các công việc cần được chia chi tiết thành từng mảng. Để hướng đến xây dựng được nội dung cho chương trình, tạo được điểm nhấn, điểm khác biệt cho sự kiện.
Tiếp đến sau khi có ý tưởng doanh nghiệp cần phân chia nhân sự. Phân chia công việc cho đúng người, đúng lĩnh vực. Ai phù trách kỹ thuật, đồ họa, trang trí, âm thanh ánh sáng, quản lý ngân sách… Bạn thuê ngoài hay tự tổ chức sự kiện?
Giai đoạn 3: Thực hiện kế hoạch
Dựa vào các khâu đã chuẩn bị sẵn, các bộ phận sẽ thực hiện công việc đúng theo kế hoạch được giao. Tiến hành các công việc bao gồm:
- Chuẩn bị, dàn dựng: Thiết kế sân khấu, banner, backdrop…
- Thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện: thuê âm thanh ánh sáng
- Thuê nhân sự hỗ trợ sự kiện: PG, MC…
- Liên lạc với các bên liên quan, xin giấy phép tổ chức
- Gửi thiệp mời đến khách tham dự
Sau cùng, trước ngày tổ chức sự kiện thường là 1 ngày bạn cần chạy thử chương trình, tổng duyệt các tiết mục từ 1 – 2 lần. Nhằm đảm bảo phối hợp nhuẫn nhuyễn giữa các bộ phận tránh sai sót.
Giai đoạn 4: Tổ chức sự kiện
Là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện, quyết định sự thành công của sự kiện!
Trong bước này bạn sẽ điều phối tổ chức sự kiện, chạy chương trình theo đúng kế hoạch. Theo dõi sát sao chương trình, nhân sự vận hành có hiệu quả hay không.
Giai đoạn 5: Giai đoạn sau tổ chức sự kiện
Thời điểm kết thúc toàn bộ quá trình. Thu dọn các thiết bị, bàn giao lại không gian tổ chức sự kiện ban đầu, tất toán mọi chi phí… Tất nhiên bạn đừng quên đánh giá lại sự thành công của sự kiện.
Trên đây chính là quy trình tổ chức sự kiện căn bản có thể áp dụng cho mọi sự kiện từ lớn đến nhỏ! Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình tổ chức sự kiện. Bạn cần tư vấn thuê âm thanh, ánh sáng sự kiện, cần thuê tổ chức sự kiện trọn gói.
Đừng ngần ngại! Hãy liên hệ ngay Ngàn Thông để được tư vấn hỗ trợ chuyên nghiệp, tận tâm nhất!
